Als je veel aan je kop hebt dan is het best lastig het overzicht te bewaren. Zeker als je verschillende rollen vervult, zoals ik momenteel doe. In mijn rol als teamleider is er altijd wel iets te doen. Daarnaast ben ik als schadeanalist met meerdere schadeberekeningen bezig. Voor je het weet schiet je hierbij chaotisch van de ene naar de andere taak. Nergens echt geconcentreerd mee bezig zijnd. Alles half half doend. Wat is dan wijsheid? Hoe krijg je meer structuur in je dagelijkse werkzaamheden?
Ik ben sinds een week opnieuw helemaal verslingerd geraakt aan de app Focus to Do. Een app die mij de mogelijkheid biedt een ouderwetse takenlijst bij te houden. Eventueel onder te verdelen in verschillende projecten, al dan niet gelabeld en wel. Waarbij ook nog eens de mogelijkheid staat de taken op mijn takenlijst verschillende prioriteiten of opleverdata mee te geven. Heel veelzijdig dus.
Is dat dan zo bijzonder? Een takenlijst kennen we toch allemaal? Ja, dat klopt op zich. Apple bij al haar apparaten zelfs gratis de app Herinneringen. Toch kan Focus to Do iets wat Herinneringen niet kan. Focus to Do heeft een ingebouwde kookwekker, zodat ik de Pomodoro techniek op mijn takenlijst kan loslaten. Een timemanagementtechniek die in de jaren tachtig is ontwikkeld door de Italiaan Francesco Cirillo. Gedachte erachter is je dat je gedwongen wordt je op één taak tegelijk te concentreren. Dat doe je door het volgende stappenplan toe te passen.
- Eerst beslis je wat je wil gaan doen.
- Dan stel je een kookwekker (of een andere timer) in op 25 minuten.
- Vervolgens werk je die 25 minuten lang geconcentreerd aan die ene taak.
- Daarna neem je een korte pauze van 5 minuten.
- Om na elke vierde tijdblok een pauze van 15 tot 30 minuten te houden.
En zo begin je iedere keer weer aan een nieuwe cyclus, totdat je jouw taak hebt afgerond.
Wildernis
Extra leuk van Focus to Do is dat de app per dag, week, maand of welke andere tijdseenheid dan ook bijhoudt wanneer je de app gebruikte, waar je je op concentreerde en wat je in die concentratietijd hebt gedaan.
Ik gebruikte de app ook toen ik op mijn 51ste alsnog afstudeerde aan de opleiding journalistiek. Die studie succesvol afronden viel mij zwaarder dan ik het me had voorgesteld. Wellicht omdat ik het studieritme ontgroeid was, maar vast en zeker vanwege mijn leeftijd. Studeren op je 25ste gaat nu eenmaal makkelijker. Dus gebruikte ik de Pomodoro techniek.
Bij het gebruik van de app zette ik wel altijd het achtergrondgeluid, oftewel de witte ruis, uit. Dit omdat ik dacht dat ik hier eerder kriegel dan rustig en geconcentreerd van zou worden. Niets blijkt minder waar. Tegenwoordig heb ik standaard het achtergrondgeluid wildernis aanstaan. Een heerlijk rustgevend geluid waar ik me erg goed op kan concentreren.
Deze blogpost is overigens mede dankzij de Pomodoro techniek en de Focus to Do app tot stand gekomen. Eén van de taken die ik dagelijks laat terugkeren is vanaf vandaag het schrijven van een blog. Deze domeinnaam en dit WordPress blog heb ik immers al heel lang, maar ook al heel lang totaal verwaarloosd. Of elke dag bloggen lukt moet ik nog zien. Lange doorwrochte artikelen gaat in ieder geval niet lukken als de frequentie dagelijks moet zijn. Hoe dan ook, ik blog weer. Eens kijken hoelang ik het dit keer volhoud.
